Cá nhân mình có một ít kinh nghiệm sử dụng Phần mềm nhân sự (PMNS), từ lúc còn đi thực tập thì đã có cơ hội tiếp cận và sử dụng, tuy nhiên lúc đó đơn giản chỉ là nhập liệu thông tin vào PM. Sau này khi đi làm thì có cơ hội trải nghiệm nhiều hơn ở các góc độ: Tham gia xây dựng phần mềm từ khâu lấy nhu cầu (Ở góc độ là người dùng/end user), điều chỉnh các yêu cầu về tính năng đến kiểm thử/test các giai đoạn bao gồm UAT (User Acceptance Testing) và dùng thực tế, điều chỉnh một vài tính năng (feature) đến khi đập bỏ xây cái mới. Mình có cả trải nghiệm xây dựng PMNS bao gồm thuê công ty/đối tác bên ngoài xây PM và nội bộ công tự viết PM. Bên cạnh đó mình cũng có cơ hội được các bên cung cấp PM đến để giới thiệu đặc tính, tính năng của các PM xây dựng, đóng gói sẵn có. Vì vậy bài viết này mình chia sẻ một số góc nhìn cá nhân khi công ty muốn triển khai PMNS.
Để dễ hình dung, khi công ty cần triển khai PMNS sẽ giống như chúng ta cần có một chiếc áo mới để mặc, ta có 2 lựa chọn: (1) Mua áo may sẵn – Mua PM đã xây dựng, đóng gói sẵn hoặc (2) Lựa chọn vải và ra tiệm để may – Thuê công ty tới khảo sát, làm rõ yêu cầu và xây dựng PM như mình mong muốn. Số (2) này thì có 2 lựa chọn: (2.1) Thuê công ty build cho mình và (2.2) Công ty có nhân lực để tự build PM. Rộng hơn một chút, Nhân sự có nhiều mảng (Function) như Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, OD,…và mỗi mảng có thể tự build PM riêng cho mình nhưng cần phải liên kết, tích hợp được với nhau và hoạt động thống nhất. Việc này giống như khi đi tiệc, chúng ta phải mặc cả bộ: áo, quần, cravat, giày, thắt lưng, tất, đồng hồ,…mỗi cái này đóng vai trò như từng function trong HR mà khi khoác tất cả lên người phải có sự đồng bộ phù hợp và có tính thẩm mỹ chứ không phải muốn mặc cái nào thì mặc.
Vậy nên mua áo may sẵn hay ra tiệm thiết kế rồi may?
Mỗi cái đều có ưu nhược điểm của nó, với (1) thì thời gian sẽ rất nhanh, chí phí thường là rẻ hơn nhiều so với việc thuê người thiết kế rồi đo may. Tuy nhiên nhược điểm là đồ may rồi thì khó sửa theo yêu cầu, chỉ có thể điều chỉnh một vài điểm nhỏ, sau này mình ốm đi hay mập lên hay đi một cai tiệc có bối cảnh khác thì có thể sẽ không còn phù hợp. Với (2) thì ngược lại (1), chi phí sẽ rất cao vì chúng ta phải thuê chuyên gia, nhà thiết kế, nói cho họ biết mong muốn của mình rồi họ thiết kế theo đúng ý mình từ màu, chất liệu vải, kiểu dáng, hoạ tiết, phụ kiện,…làm cho đến khi mình vừa ý và thậm chí có thể sửa lại sau một thời gian sử dụng.
So sánh giữa việc tự build hay thuê công ty vào build cho mình thì cũng tương tự: Nhà mình tự may, thường mình chưa nhiều kinh nghiệm bằng việc thuê thợ may giỏi may cho mình, nếu tay nghề nhà mình chắc một chút thì vẫn có thể may được bộ đồ ứng ý để đi làm, đi tiệc không quá đặc thù với chi phí vừa phải. Nói chung là hơn nhau ở chỗ CHÚNG TA CÓ BAO NHIÊU TIỀN.
Vậy cần lưu ý gì khi đi may hoặc mua đồ mới?
Đầu tiên là cần xác định chúng ta có bao nhiêu tiền? Mua phần mềm đóng gói sẵn thì rẻ, mỗi năm tầm trên dưới 100 triệu là có thể dùng được. Thuê công ty vào build thì thường không dưới vài tỷ, bao gồm cả chi phí xây dựng và bảo trì về sau.
Chúng ta có bao nhiêu thời gian? Mua sẵn thì triển khai tầm 1 tháng là dùng được, còn build thì xác định từ 3 đến 6 tháng, thậm chí lâu hơn.
Mục đích sử dụng là gì? Cái này là quan trọng nhất, khi triển khai PMNS ngoài nghiệp vụ chuyên môn của HR ra thì cần có tầm nhìn, chiến lược của công ty từ 2-3 năm, lâu hơn càng tốt, cái này phải được chia sẻ từ BOD. Thường thì ít khi công ty xây một lúc tất cả tính năng cho hết các mảng nghiệp vụ của HR mà sẽ build từng phần, thậm chí build sử dụng ổn định 1- 2 function rồi mới build tiếp trong 1- 2 năm tới. Vậy nên rất cần suy nghĩ cho việc tích hợp các tính năng với nhau để phù hợp với quy trình, chiến lược quản trị nhân sự của công ty. Các tính năng/function thường có của PMNS: Tuyển dụng; Chấm công, tính lương (Bao gồm QL ngày phép, Bảo hiểm, Thuế TNCN); Quản lý thông tin nhân sự; Quản lý thành tích (Performance Management System/Tool); Đào tạo phát triển (Quá trình học tập, thăng tiến); Quản lý ngân sách nhân sự (Budget tool); Quản lý thiết bị/tài sản, Các hoạt động gắn kết NV,…tất cả các function này đều phải có 3 chức năng: Lập kế hoạch (Planning); Quy trình vận hành/triển khai (Processing) và Các loại báo cáo (Reporting), như thế mới tận dụng được hết công năng và tối ưu hoá hiệu suất làm việc của BP Nhân sự. Nói chung khi muốn triển khai PMNS thì phải trả lời đầy đủ chính xác: PMNS sẽ giải quyết vấn đề gì cho công ty? Vấn đề này trong ngắn hạn là vậy còn dài hạn (2-3 năm) tới thì sao?Vậy với mục đích dùng PMNS để giảm chi phí nhân sự thì sao?
Cái này cá nhân mình thấy là hên xui, với công ty có quy mô nghìn nhân sự trở lên và có nhiều chi nhánh ở nhiểu location khác nhau, business model/chuỗi cung ứng phức tạp thì có thể là tiết kiệm được khá nhiều thứ, ngược công ty chừng vài trăm, chỉ có làm một mảng dịch vụ hoặc chỉ sản xuất, chỉ thương mại thì triển khai PMNS có vẻ không cắt giảm được nhân sự là bao (Nhân sự cho Phòng nhân sự), ngược lại có thể sẽ tăng workload cho HR vì có những nghiệp vụ vừa làm phần mềm vừa làm manual để đảm bảo tính chính xác (Tính lương chẳng hạn)
Nói gì thì nói, PMNS vẫn có những giá trị không thể chối bỏ:
1. Lưu trữ, truy xuất và đồng bộ dữ liệu nhân sự
Các công ty thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc này vì không có phần mềm, phải làm manual bằng MS Office nên dữ liệu không được tập trung, thiếu tính đồng nhất và đặc biệt là KHÔNG CÓ TÍNH KẾ THỪA, người mới vào nhận công việc có khi phải “chửi thề” vì cách lưu trữ, quản lý data của người cũ. Đặc biệt là khi cần THỐNG KÊ, PHÂN TÍCH, DỰ BÁO cho các hoạt động, chiến lược của nhân sự thì càng không có thông tin đầy đủ, truy xuất dữ liệu thì mất thời gian. Thông tin về quá trình/lịch sử hoạt động của từng Nhân sự, Ứng viên thì cũng không thể đầy đủ nếu không có phần mềm để ghi nhận và lưu trữ.
2. Có PM thì bớt giấy tờ, có thể approved trên PM
Đa phần PMNS bây giờ chạy trên cả 2 nên tảng web và app mà không cần cài đặt trên desktop, dữ liệu thì đưa lên mây (Cloud) hết. Tuy nhiên cần lưu ý về giao diện của PM phải trực quan, UI/UX phải ngon lành, tiện dụng thì người ta mới chịu sử dụng, còn không thì end user vẫn thích email hơn vì thói quen.
3. Phân quyền, chia sẻ dữ liệu tốt hơn làm manual, vì thế tính bảo mật dữ liệu cũng cao hơn
4. Nâng cao khả năng tự phục vụ của Nhân viên toàn công ty
NV thường hay phải đi hỏi Phòng nhân sự các thông tin như số ngày phép, điều khoản hợp đồng, các quy định, chính sách,…PMNS có thể lưu trữ, cập nhật tất cả những thông tin này, khi cần, NV vào truy xuất mà không cần phải đi hỏi và HR không mất thời gian để phản hồi.
Một số điểm lưu ý khi công ty muốn triển khai PMNS
Ngoài 2 điểm rất quan trọng là NGÂN SÁCH và MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG thì khi công ty muốn triển khai PMNS, theo mình cần lưu ý những điểm sau:
1. Đầu tiên là cần có một Nhóm dự án phụ trách việc này, có Project Manager, Business Analyst và HR member có trải nghiệm, hiểu sâu sắc về các hoạt động nhân sự của công ty, đồng thời rất cần thiết một người có kinh nghiệm sử dụng PMNS trước đó trong nhóm dự án.
2. Nếu mua PM sẵn có thì cứ việc tìm một số công ty, mời họ đến demo, xem demo chừng 3-5 công ty là có thể hình dung, so sánh và quyết định được tùy vào túi tiền và mục đích của mình. Đặc biệt hỏi kỹ:
a. Data lưu trữ ở đâu, dung lượng lưu trữ tối đa, nếu không dùng PM của họ nữa thì sao,…
b. Phân quyền trong PMNS: Có thể phân quyền chi tiết đến đâu? Số lượng users được dùng PM tối đa là bao nhiêu
c. Khả năng tự động import data lên PMNS
d. Khả năng export các báo cáo
3. Nếu thuê công ty build thì bên cạnh (a), (b), (c), (d) nói trên cần lưu ý thêm rất nhiều điều khoản liên quan, đặc biệt người triển khai phải hiểu rõ cái gọi là TÍNH NĂNG (Feature), nếu không sau này bị lỗi (bug) thì đơn vị cung cấp bảo đó là feature chứ không phải bug và công ty tốn thêm tiền để fix. Đặt hàng công ty build đòi hỏi nhóm dự án phải có nhiều kinh nghiệm dùng phần mềm và nắm vững quy trình nghiệp vụ chuyên môn. Đặc biệt với công ty có quy mô data lớn thì cần lưu ý kỹ các điều khoản liên quan đến truy xuất dữ liệu chính xác và nhanh chóng. Bạn hình dung dùng cái PM để tìm Ứng viên trong database mà gõ điều kiện, bấm search xong phải đợi vài phút cho PM chạy để trả kết quả thì…chưa kể kết quả trả về có đúng với yêu cầu ban đầu hay không.
Đọc tới đây có lẽ chúng ta sẽ hiểu rằng sẽ không có câu trả lời cho câu hỏi được nêu ra ở đầu bài viết. Mình thấy một số bạn làm HR hay lên các group, MXH để hỏi về kinh nghiệm sử dụng PMNS và chia sẻ cho bạn là cái nào tốt, cái nào rẻ, cái nào phù hợp,…hỏi tham khảo thông tin là tốt nhưng cần suy nghĩ một chút:
– Người chia sẻ cho bạn nói là phần mềm A tốt, tui đang dùng phần mềm B cũng khá ổn,…vậy liệu chúng ta có biết được họ đã dùng qua phần mềm C, D, E,…chưa để có sự so sánh? Đôi khi người comment trả lời chỉ mới dùng PM lần đầu và duy nhất
– Bạn có dám mua thuốc và uống khi tới gặp Bác sĩ và ông BS này không khám bệnh hay hỏi han chi hết, chỉ kêu về mua thuốc này uống đi, tháng trước tui cho một bệnh nhân khác uống và khỏi rồi??
Thấy người ta mặc chiếc váy kia rất xinh nhưng mình mua về mặc chưa chắc đẹp, mà thường trước khi mua bạn phải thử tới thử lui nhiều cái mà đúng không? Vậy thì mua PMNS cũng thế, cứ mời người ta tới demo cho mình thử qua nhiều cái rồi quyết định chọn cái nào phù hợp nhất với nhu cầu, túi tiền.
Đặt câu hỏi là một kỹ năng theo mình là rất khó và CHẤT LƯỢNG CÂU TRẢ LỜI TUỲ THUỘC VÀO CHẤT LƯỢNG CÂU HỎI. Đây là điều mình hay chia sẻ với các bạn Học viên trong các lớp training về KỸ NĂNG PHỎNG VẤN CHUYÊN SÂU (Bẻ cua hơ gắt heng các bạn), lớp này mình có cả public (Online và Offline) và thiết kế theo nhu cầu của doanh nghiệp khi cần nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi, phỏng vấn và đánh giá Ứng viên cho các anh, chị Manager.
Với các bạn làm Tuyển dụng, nếu chưa có điều kiện dùng PMNS thì có giải pháp cho bạn là tham khảo khoá đào tạo về kỹ năng TẠO NGUỒN VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU ỨNG VIÊN.
