Trong bối cảnh ngày nay nghề TUYỂN DỤNG có thể nói là khá “hot” (minh chứng rõ ràng nhất là các bạn Recruiter nhảy việc ầm ầm), bên cạnh đó các bạn trẻ ngày càng quan tâm nhiều đến công việc tuyển dụng, mình sẽ chia sẻ thêm về nghề vui ít buồn nhiều này để các bạn tham khảo.
Bài viết chỉ thể hiện quan điểm và kinh nghiệm cá nhân và rất mong sự góp ý, chia sẻ thêm từ các bạn có kinh nghiệm trong lĩnh vực này để các bạn trẻ có thêm thông tin trước khi ra quyết định có nên theo đuổi nghề này.
Trong bài này mình sẽ chia sẻ 3 phần:
- Làm tuyển dụng là làm gì?
- Làm tuyển dụng như thế nào?
- Nên tiếp cận với công việc tuyển dụng như thế nào?
- Học hỏi kinh nghiệm, phát triển chuyên môn bằng cách nào?
- Một số điểm người làm tuyển dụng nên tránh?
3. Người có tính cách như thế nào thì phù hợp làm tuyển dụng?
- Những đặc điểm tính cách thường thấy của người làm tuyển dụng.
- Con đường phát triển nghề nghiệp khi làm tuyển dụng.
Làm tuyển dụng là làm gì?
Có rất nhiều người hiểu chưa đúng công việc của người làm tuyển dụng, đa số các bạn hay nghĩ (kể cả các Manager trong một số công ty) làm tuyển dụng chỉ đơn giản là lên các website đăng tin tuyển dụng xong về ngồi chờ Ứng viên nộp hồ sơ, ít ngày sau thì tha hồ chọn lựa, xong thì gọi điện thoại hẹn phỏng vấn và offer. Cũng khó trách nhiều người nghĩ như thế vì thực tế có rất nhiều công ty chưa có điều kiện để các bạn “thợ săn” được làm và thể hiện hết năng lực của mình.
Thế thì nên hiểu thế nào cho đúng công việc của một “thợ săn” đúng nghĩa? Một cách lý thuyết thì người làm tuyển dụng phải thực hiện đầy đủ ít nhất 4 công việc sau
i. Phân tích công việc cần tuyển;
ii. Thu hút, sàng lọc, phân loại ứng viên;
iii. Phỏng vấn, tuyển chọn;
iv. Hướng dẫn, giúp Nhân viên mới hội nhập.
Thực ra còn một công việc rất quan trọng nữa là việc lập kế hoạch tuyển dụng, tuy nhiên thông thường công việc này thường là Recruitment Manager/HR Manager làm. Mình sẽ phân tích kỹ từng bước công việc này.
***Phân tích công việc cần tuyển:
Khi nhận được yêu cầu tuyển dụng Recruiter (Rec) phải trao đổi thật kỹ với Hiring Manager (HM) – Cấp trên trực tiếp/Trưởng phòng ban – của vị trí cần tuyển để hiểu rõ Bản mô tả công việc (MTCV) của vị trí này. Lúc này Rec cần biết được tính chất công việc, đặc điểm tính cách của sếp, của nhóm làm việc chung của vị trí này. Để làm được điều này đòi hỏi Rec phải chủ động tìm hiểu thông tin nội bộ công ty/nhóm và phải có kỹ năng đặt câu hỏi, quan sát và lắng nghe thật tốt, song song đó đỏi hỏi Rec cũng phải có chút hiểu biết về công việc chuyên môn của vị trí nếu không thì sẽ lâm vào tình trạng “vịt nghe sấm” khi được chia sẻ về công việc chuyên môn. Hãy thể hiện mình là người có thiện chí học hỏi khi nói trao đổi với các HM và chủ động search google để hiểu rõ các công việc chuyên môn trong công ty bạn.
Hiểu được tính chất công việc không chưa đủ, Rec phải luôn đối mặt với những yêu cầu khó đỡ của HM, các HM luôn có xu hướng mong muốn ứng viên/nhân viên của mình là người phải có 2 trong 1 (Vừa giỏi chuyên môn vừa có ngoại hình đẹp), 3 trong một (Vừa giỏi chuyên môn vừa có ngoại hình đẹp lại phải thông minh, chịu khó) và thậm chí là một đống kỹ năng trong 1 (kiểu như chọn bạn trai phải là con nhà giàu, học giỏi, đẹp trai, viết chữ bự,…). Lúc đó Rec phải hết sức tỉnh táo, phải nắm bắt thông tin thị trường lao động (hiểu rõ nguồn ứng viên, giá cả, thuận lợi/khó khăn khi tuyển vị trí này) để tư vấn ngược lại cho HM xem có nhất thiết phải thỏa tất cả những yêu cầu này không hay cần bỏ bớt một vài tiêu chí không cần thiết (Như đặc điểm viết chữ bự của ví dụ trên chẳng hạn). Nếu Rec không thương lượng được với HM ở khâu này thì hoàn toàn có thể bạn phải đi tìm một người từ hành tinh khác đến chứ ứng viên HM yêu cầu không có ở trái đất. Bi kịch chưa dừng lại ở đó nếu cty bạn không có ngân sách dồi dào để trả lương cho vị trí cần tuyển, lúc này bạn phải tư vấn cho HM là nên chọn chiến lược “build” (Tuyển người ít kinh nghiệm với chi phí thấp hơn rồi về đào tạo thêm) thay vì “buy” (Tuyển người có đủ kinh nghiệm với mức lương cao để về sử dụng ngay mà không cần đào tạo thêm).
Một khó khăn thường thấy ở bước này là Rec hay nhận được bản MTCV khá sơ sài và thiếu thông tin từ HM, lúc này đòi hỏi Rec phải vừa có hiểu biết chuyên môn, vừa có khả năng viết lách để hỗ trợ HM viết bản MTCV đầy đủ, chi tiết dễ hiểu hơn.
***Thu hút, sàng lọc, phân loại ứng viên:
Đây có thể nói là bước công việc mà Rec rất khó chủ động nhất bởi vì nếu kém may mắn Rec phải làm trong một cty xa trung tâm TP hay cty trước đó từng có tai tiếng (Nợ lương Nhân viên chẳng hạn, hay cắt giảm nhân sự chẳng hạn,…). Phàm những điều tiêu cực ở một cty/tổ chức người ta nghe qua thì nhớ rất lâu và rất khó để thay đổi điều đó trong mắt ứng viên. Để thu hút, tìm kiếm được ứng viên phù hợp đòi hỏi Rec phải:
- “Ăn nằm” thường xuyên với HM, các Nhân viên làm công việc tương tự với vị trí tuyển dụng để thăm dò và hỏi cho bằng được những đồng nghiệp cũ, bạn học cũ, người yêu cũ có khả năng phù hợp với vị trí tuyển dụng để nhờ giới thiệu cho mình.
- Chịu khó dậy sớm, về trễ để tranh thủ hẹn hò café với các ứng viên tiềm năng, cho dù UV đó kiên quyết từ chối mình nhưng nếu hẹn được cafe Rec sẽ có khối kiến thức về công việc, thị trường và một vài số điện thoại của các ứng viên tiềm năng khác, thường người giỏi thì hay chơi chung với nhau mà. Công việc này không dễ dàng chút nào vì ứng viên có kinh nghiệm và giỏi thường ít có nhu cầu tìm việc, ít xem trọng Rec nên hẹn hò đã khó, có kiến thức chuyên môn, có chủ đề để “chém gió” với ứng viên không phải là chuyện đơn giản. Đoạn này càng khó hơn khi phải lôi kéo các Manager, thậm chí là CEO đi cùng để gặp và ca bài ca con cá chiêu dụ nhân tài.
- Chịu khó lân la tới các seminar, hội thảo, câu lạc bộ thể thao, giải trí, chuyên đề để xây dựng mối quan hệ với các UV tiềm năng. (Mình từng phải đi deal lương với một ứng viên trong sân chơi bowling trong khi trước đó mình chưa hề cầm tới trái bóng chơi bowling lần nào nhưng cũng nhờ đó mà biết chơi bowling tới giờ)
- Chủ động tìm hiểu về các website dịch vụ tuyển dụng (Đăng tuyển, searching), các công ty headhunt thông qua bạn bè, anh, chị có kinh nghiệm trong lĩnh vực HR để lựa chọn sử dụng dịch vụ hiệu quả mà không đốt tiền công ty. Bên cạnh đó Rec còn phải có chút năng khiếu viết lách, sáng tạo để thiết kế những mẫu tin tuyển dụng gây ấn tượng mà không bị cho là “lố”.
- Thức đêm thức hôm lân la vào các diễn đàn online, mạng xã hội (Facebook, LinkedIn,…) để chia sẻ thông tin tuyển dụng, kết nối với các ứng viên tiềm năng, thăm dò, thu thập thông tin thị trường lao động.
- Trước khi làm những việc bên trên Rec phải hiểu thật rõ về vị trí công việc mà mình đang tuyển, phải trả lời được hàng loạt câu hỏi liên quan: Vì sao UV ứng tuyển vị trí này? Làm công việc này ở cty bạn có gì vui, có gì hấp dẫn?… Nói chung là những đặc điểm từ tính chất công việc, môi trường làm việc, chính sách phúc lợi của công ty bạn có gì để thu hút ứng viên. Rec mà chưa rõ những vấn đề này thì khoan hãy đi tìm UV.
- Nếu phải tuyển Sinh viên mới/sắp ra trường với số lượng lớn thì Rec phải có kỹ năng thuyết trình, giao tiếp thuyết phục, gần gũi với Sinh viên, với Giảng viên ở các trường ĐH. Ngoài ra Rec còn phải nắm bắt thông tin, biết lựa chọn tham gia các Ngày hội việc làm/tuyển dụng do các Trường ĐH/CĐ tổ chức và đã tham gia thì phải luôn luôn suy nghĩ các chiêu trò, cách thức để chiêu dụ Sinh viên/Ứng viên, làm sao để họ nhớ tới cty mình và mong muốn tham gia ứng tuyển vào công ty mình. (Chủ đề này cũng khá thú vị nên mình sẽ chia sẻ chi tiết vào lúc khác).
Nếu làm thương hiệu tuyển dụng thành công, thu hút được nhiều ứng viên thì Rec phải đối mặt với việc xem/đọc hàng đống CV gửi về mà trong đó sẽ có những email, CV không đầu không đuôi thậm chí là không liên quan đến công việc dự tuyển. Lúc này đòi hỏi Rec phải hết sức kiên nhẫn và có khả năng đọc và đánh giá nhanh các CV để tránh mất thời gian nhưng không bị “lọt lưới” con cá nào.
Sàng lọc được UV tiềm năng rồi thì Rec cũng phải có chút “chiêu trò” để thuyết phục HM chọn một số CV để phỏng vấn vì thường rất ít khi có trường hợp CV phù hợp hoàn toàn với yêu cầu tuyển dụng mà sẽ hay bị thiếu kỹ năng này, kém kinh nghiệm kia…
***Phỏng vấn, tuyển chọn:
Đây là khâu ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả tuyển chọn nhưng cũng là khâu mà rất nhiều Rec không được/chưa được tham gia đầy đủ, bài bản mà phần lớn các công ty Rec chỉ tìm UV về gửi cho HM rồi bên HM tự phỏng vấn, tự đánh giá và ra quyết định. Ở đây mình chỉ bàn trong trường hợp Rec được tham gia phỏng vấn, đánh giá UV.
Để tiến hành được một buổi phỏng vấn thì Rec phải chuẩn bị rất nhiều thứ: Phòng họp và các trang thiết bị cần thiết cho buổi phỏng vấn, book lịch họp, gọi điện thoại và gửi thông tin cho các bên liên quan. Nghe tưởng chừng như đơn giản nhưng cuộc chiến dành phòng họp hầu như ở cty nào mình từng làm qua cũng gặp, rồi còn chưa kể lịch của các sếp lớn tham gia phỏng vấn thì thay đổi liên tục, ứng viên thì hay có việc đột xuất không đến được nên phải thay đổi thời gian hay tệ hơn là UV không đến phỏng vấn nhưng không báo tiếng nào. Thỉnh thoảng mình cũng bị những vố đau đớn khi sếp lớn có việc đột xuất không tham gia phỏng vấn luôn, lúc đó mình phải chủ động tìm người “thế mạng” để tránh mất mặt với UV.
Phỏng vấn không khó nhưng cũng không dễ chút nào vì UV bây giờ thường rất thông minh, chịu khó tìm hiểu rất kỹ về các kỹ thuật phỏng vấn để đối phó/đối đáp với nhà tuyển dụng, đặc biệt là UV các vị trí cao hoặc các vị trí khối Marketing, PR, Truyền thông, Bán hàng,… nếu không tỉnh táo, không nắm bắt được kỹ năng phỏng vấn thì Rec rất dễ bị “hố” vì ứng viên nói quá hay.
Đối với Rec chuyên nghiệp một chút thì phỏng vấn xong phải có khả năng tổng hợp thông tin từ các phỏng vấn viên, viết lại được những đánh giá về ứng viên và đưa ra những đề xuất phù hợp với từng ứng viên. Để có thông tin tổng hợp đánh giá đòi hỏi Rec phải có kỹ năng “dí” các anh, chị Phỏng vấn viên vì thường các anh chị này khá lười khi phải viết đánh giá phỏng vấn. Giải pháp tốt nhất là Rec nên trao đổi trực tiếp với phỏng vấn viên để có đánh giá, ghi chép lại và sau đó tổng hợp, viết thành đánh giá hoàn chỉnh gửi qua email cho các bên liên quan. Song song đó Rec phải nhập và quản lý tất cả các dữ liệu liên quan đến ứng viên vào hệ thống quản lý của công ty/cá nhân đồng thời phải phản hồi kết quả đầy đủ cho từng ứng viên nếu không bạn sẽ bị phản ánh, đánh giá ngay sau đó làm ảnh hưởng đến hình ảnh, thương hiệu của công ty.
Đối với một số vị trí đặc thù Rec phải biết chủ động đề xuất các hình thức phỏng vấn phù hợp để có thể đánh giá UV một cách toàn diện (Ví dụ tuyển Trainer phải có một buổi phỏng vấn thuyết trình dành cho UV, phỏng vấn số lượng lớn UV thì nên tổ chức phỏng vấn theo nhóm – group interview).
Đau đầu nhất là đôi khi gặp trường hợp phỏng vấn mãi nhưng không tìm được người phù hợp, lúc này bạn phải quay lại bước i) là phân tích kỹ càng công việc cần tuyển để có thể thay đổi yêu cầu cho phù hợp với bối cảnh công ty/ thị trường lao động.
Khó khăn càng khó khăn khi phải deal với ứng viên mức lương thấp hơn UV mong đợi. Lúc này bạn phải deal cả 2 phía: HM và UV. Để có thể thành công Rec phải có thông tin thị trường lao động, mức lương phổ biến của vị trí đó với những yêu cầu tương tự ở những cty có quy mô tương tự; phải biết cơ cấu team đang tuyển, năng lực của các thành viên trong team để từ đó đề xuất offer phù hợp với thị trường và cũng phù hợp với cấu trúc lương cùa team/công ty. Bên cạnh đó Rec phải nắm bắt tâm lý UV (Biết được UV thực sự quan tâm điều gì khi chuyển việc – lương/tính chất công việc/địa điểm làm việc/…) để có cách thương lượng phù hợp với từng ứng viên.
Có một điều bạn nên nhớ nếu bạn là Rec có tầm ảnh hưởng trong cty thì những đề xuất, quyết định của bạn đó là cuộc sống (Thu nhập, ước mơ, gia đình,…) của rất nhiều người bao gồm cả ứng viên và một số thành viên trong cty bạn.
Sau khi deal và offer xong là giai đoạn ăn ngủ không yên của Rec chờ đến ngày UV đến nhận việc. Tâm lý chung bây giờ UV thường phỏng vấn rất nhiều cty khác nhau, nếu passed công ty nào sẽ nhận hết offer của các công ty đó, sau đó sẽ so sánh và chọn offer phù hợp nhất. 30 chưa phải là Tết, UV chưa qua giai đoạn thử việc thì coi như Rec vẫn còn ăn ngủ không ngon. UV từ chối offer trước ngày nhận việc với những lý do rất phổ biến và buồn cười (Về quê làm cho gần ba má là lý do được ưa chuộng nhất hiện nay) là chuyện xảy ra như cơm bữa.
Đối với một số vị trí đặc thù (Thủ quỹ, tài xế riêng cho BGĐ,…) hoặc các vị trí cấp cao thì việc kiểm tra thông tin tham khảo trước khi ra quyết định tuyển dụng là rất cần thiết. Lúc này Rec cần phải có mối quan hệ rộng rãi, phải biết cách khai thác thông tin từ những nguồn có thể tham khảo (Đồng nghiệp cũ, sếp cũ của UV,…). Đôi khi Rec phải đến tận nhà/địa phương của UV để xác minh thông tin.
***Hướng dẫn, giúp Nhân viên mới hội nhập:
Đa số các cty thì công việc của Rec sẽ kết thúc khi UV vào nhận việc, tuy nhiên theo mình Rec chỉ hoàn thành nhiệm vụ khi UV ký HĐ chính thức với công ty. Vì vậy giai đoạn thử việc là rất quan trọng và đặc biệt là Rec phải săn sóc thật kỹ UV trong những ngày đợi UV vào nhận việc và những ngày đầu tiên nhận việc:
- Thời gian chờ UV đến ngày nhận việc: Phải thường xuyên chat chit trao đổi, chia sẻ thông tin với ứng viên, hẹn hò café, mời tham gia các hoạt động tập thể của công ty, Phòng ban để UV làm quen với môi trường mới và cảm thấy được chăm sóc tận tình, chu đáo từ phía cty, như thế khả năng từ chối offer phút 90 sẽ phần nào được giảm đi.
- Ngày đầu nhận việc và trước đó: Rec Phải nhắc nhở các bộ phận liên quan chuẩn bị chỗ ngồi, máy móc thiết bị chu đáo, đầy đủ, nhắc sếp trực tiếp của UV phải đi làm đúng giờ để đón tiếp thành viên mới,…ấn tượng ngày đầu nhận việc rất quan trọng và mình từng chứng kiến không ít trường hợp UV vào ngày đầu tiên xong quay lưng ra đi không lời từ biệt vì sự chuẩn bị và đón tiếp hời hợt của công ty mới.
Thế đấy, công việc của Rec không mấy đơn giản nếu đóng tròn vai, đó là chưa kể Rec phải biết làm các báo cáo tuần/tháng/quý/… để tổng hợp, phân tích kết quả tuyển dụng, đề xuất giải pháp, chương trình tuyển dụng phù hợp. Mà để làm báo cáo tốt phải khá Excel/Power Point, có khả năng làm việc với số liệu, khả năng phân tích, xây dựng và quản lý data…Ngoài ra nếu cty bạn chưa có Recruitment Manager thì Rec phải làm luôn cả việc xây dựng và chuẩn hóa quy trình, biểu mẫu, chính sách dành cho tuyển dụng.
Hi vọng qua bài chia sẻ này các bạn sẽ hiểu rõ hơn công việc của một Recruiter khi đóng tròn vai để từ đó có thể xem xét và quyết định mình có nên theo nghề này hay không.(
P/S: Chia sẻ trên đây là công việc của Tuyển dụng nội bộ (Internal Recruiter), KHÔNG PHẢI công việc của một bạn làm Headhunter, quan điểm của mình, công việc của headhunter khác rất nhiều, hi vọng các bạn trẻ chưa có kinh nghiệm không bị nhầm lẫn.
