Mình bắt đầu nhận và hướng dẫn trực tiếp Thực tập sinh Tuyển dụng (Gọi tắt là Thực tập) từ năm 2012, thời điểm đó hầu như có rất ít công ty có nhận Thực tập bán thời gian khi các bạn còn đang đi học và công ty mình làm có thể nói là một trong những công ty đầu tiên làm việc này – tận dụng, hướng dẫn cho các bạn Sinh viên làm công việc Tuyển dụng ngay khi các bạn còn đang ngồi trên giảng đường. Và một điều may mắn là việc này đến giờ mình vẫn thấy khá hiệu quả, các bạn Sinh viên thực tập đến giờ có nhiều bạn khá thành công với mảng HR và vẫn còn giữ mối liên hệ với nhóm làm việc của mình thời đó.
Việc mình tuyển dụng, đào tạo hướng dẫn Sinh viên thực tập Tuyển dụng kéo dài xuyên suốt hơn 5 năm nhưng cách thức mình hướng dẫn công việc cho các bạn cũng không có nhiều thay đổi vì cơ bản mình thấy nó vẫn hiệu quả.
Quá trình hướng dẫn để Thực tập sinh làm quen, nắm bắt các bước và tự tin thực hiện công việc của Chuyên viên Tuyển dụng được thực hiện qua các bước như sau (Khi mình tuyển Thực tập mình luôn mong đợi và đặt mục tiêu là sau tối đa 2 tháng bạn sẽ tuyển dụng thành công một vài vị trí trong công ty, dĩ nhiên là các vị trí không đòi hỏi Ứng viên quá nhiều kinh nghiệm (Công tác viên, Fresher, Thực tập sinh, Sales, CSKH,…):
1. Đào tạo kiến thức: Cung cấp kiến thức về các bước trong quy trình tuyển dụng, hướng dẫn cách làm các bước (Lý thuyết)
Trong quá trình hướng dẫn mình luôn yêu cầu các bạn ghi chép cụ thể từng bước, thậm chí là từng câu từng chữ chi tiết khi trao đổi với Ứng viên. Sau khi hướng dẫn lý thuyết mình sẽ cho bạn một kịch bản gọi điện thoại cho Ứng viên.
Cũng nói thêm công việc của các bạn Thực tập sinh Tuyển dụng thường là: Nhập data base Ứng viên vào hệ thống quản lý tuyển dụng; Liên hệ UV đặt lịch phỏng vấn và đón tiếp UV đến phỏng vấn; Tuyển dụng một số vị trí đã nói bên trên: Hiểu rõ MTCV, business của công ty, tìm kiếm sàng lọc hồ sơ, sơ vấn qua điện thoại, tham gia phỏng vấn (Thường 3 tháng đầu bạn chỉ được ngồi dự thính phỏng vấn, sau đó mới được phỏng vấn trực tiếp một số vị trí Thực tập sinh khác), chủ động tiếp cận mời UV ứng tuyển khi search được CV từ các trang việc làm.
2. Làm mẫu: Mình sẽ làm việc việc search CV và gọi điện mời UV ứng tuyển, khi mình làm các bạn sẽ quan sát và ghi chú lại và sau mỗi trường hợp mình yêu cầu bạn so sánh với kịch bản gọi điện thoại cho UV mình đã cung cấp để đánh giá, nhận xét, làm mẫu khoảng 2-3 ứng viên mình sẽ sang bước 3.
3. Cho các bạn thực hành: Công việc quan trọng nhất của Thực tập là tìm được CV ứng viên và gọi điện thoại mời ứng tuyển, thử thách lớn nhất đầu tiên trong nghề là gọi điện thoại. Với việc tìm CV mình sẽ cho các bạn tìm, chọn lọc gửi cho mình và mình đánh giá độ phù hợp của từng CV với vị trí tuyển dụng để bạn rút kinh nghiệm, mình sẽ chia sẻ cụ thể vì sao CV phù hợp, vì sao không,…nội dung này sẽ lặp lại khoảng 5 – 10 CVs tuỳ vị trí, sau đó mình thấy các bạn sẽ sàng lọc tốt hơn rất nhiều.
Vòng gọi điện thoại mình sẽ cho các bạn thực hành lý thuyết thuần thục với mình (bảo đảm thuộc bài) sau đó chọn ra một số CV không tiềm năng lắm cho các bạn gọi, sau mỗi cuộc gọi mình sẽ nhờ bạn tự nhận xét đánh giá sau đó mình chỉ ra những chỗ bạn cần điều chỉnh, cải thiện khi gọi điện thoại cho UV. Sau khi gọi khoảng 3-5 UV thì các bạn sẽ trở nên thuần thục và sẵn sàng “ra trận”.
4. Kiểm tra: Khi bạn ra trận thực sự (Gọi điện thoại mời UV ứng tuyển) thì mình hay để bạn ngồi cạnh mình gọi để vừa có thể quan sát, lắng nghe và giúp bạn điều chỉnh khi cần, hoặc phòng hờ những trường hợp UV hỏi lại mà bạn chưa biết cách trả lời.
5. Động viên: Đây là bước phải thực hiện xuyên suốt từ lúc bắt đầu “trả bài” kịch bản gọi điện thoại cho đến mãi về sau, sau mỗi bước bạn làm dù chưa thực sự tốt nhưng có sự tiến bộ thì mình khen ngợi, động viên để bạn tự tin hơn.
Bạn làm gì khi Thực tập sinh làm sai?
Nguyên tắc của mình là không la mắng, mà:
- Gọi bạn ra nói chuyện riêng và hỏi tìm hiểu kỹ xem bạn có biết vì sao bạn làm sai hay suy nghĩ, qquan điểm của bạn như thế nào khi bạn làm vậy, từ đó mình chỉ ra cho bạn thấy rõ nguyên nhân sai sót và cách điều chỉnh.
- Cho bạn thấy tầm quan trọng của công việc bạn đang làm, nó có ảnh hưởng như thế nào đến bạn, team và công ty, từ đó giúp bạn nhận thấy được giá trị của công việc mình làm và chú ý hơn để giảm thiểu sai sót.
So với 5-7 năm trước thì Sinh viên bây giờ rất dạn dĩ, lanh lợi, nhiều kinh nghiệm nên việc hướng dẫn cũng sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn khá nhiều, mặc dù vậy mình cũng không bỏ qua bước nào trong 5 bước trên. Thậm chí trong quá trình hướng dẫn mình cho các bạn ghi âm để nghe lại khi cần và nhấn mạnh là bắt buộc bạn phải ghi chép cẩn thận.
Hi vọng chia sẻ này sẽ giúp được ít nhiều các bạn trẻ mới bắt đầu hướng dẫn cho Sinh viên thực tập!
*Photo: Internet
